Kartais į ofisą įžengi ir jauti… ne, ne įkvėpimą, o sienų spaudimą. Kai darbuotojai vos prasilenkia koridoriuose, kavos aparatas stovi ant kopijavimo aparato, o posėdžių kambaryje reikia iš anksto rezervuoti… orą – supranti, kad atėjo metas permainoms. Taip nutiko ir mūsų įmonėje. Kaip biuro administratorė, būtent aš turėjau pradėti šį ieškojimų maratoną – naujo ofiso paieškas.

Nuo ko apskritai pradėti, kai tau pasako: „Ieškom naujo ofiso“?

Pirmiausia, susidariau aiškų planą. Ir ne šiaip „paieškos“ planą, o tokį, kuris atliepia realius mūsų įmonės poreikius. Pirmas žingsnis – kalba su darbuotojais. Kiek žmonių realiai dirba ofise? Kiek jų nori grįžti iš namų? Kokio dydžio erdvių mums reikia, ar pageidaujame atskirų kabinetų, ar atviro plano (open space) formato?

Toliau – vieta. Dalis komandos važiuoja iš centro, dalis – iš miegamųjų rajonų. Todėl ieškojau kompromiso: kad būtų gera susisiekimo infrastruktūra, parkingas (oi, čia visada bėda), netoliese – pietų vietos. Tai atrodo kaip smulkmena, bet kai žmonės neturi kur pavalgyti, tampa irzlesni. Ir man tenka jų nuotaikas gaudyti.

Tada – biudžetas. Vadovas pasakė aiškiai: „Ieškok, bet ne Verslo trikampyje.“ Ofiso nuoma Vilniuje, o ypač centruose, kainuoja kaip geras butas Naujamiestyje. Tad teko suderinti svajones su galimybėmis. Šioje vietoje ypač svarbu turėti aiškų skaičių – kiek įmonė gali skirti per mėnesį, įskaitant ne tik nuomos kainą, bet ir komunalines, valymo, apsaugos paslaugas.

Kaip ieškojau ir kas padėjo sutaupyti daug laiko

Neslėpsiu – pradėjau nuo pažįstamų, Facebook grupių ir senų NT agentų kontaktų. Bet greitai supratau, kad tai – beprotiškas laiko švaistymas. Pasukau į profesionalias platformas – ofiso nuomos portalus, kur galima filtruoti pagal kvadratūrą, vietą, kainą, trukmę. Tai žymiai pagreitino procesą.

Verta turėti aiškų sąrašą klausimų nuomotojui. Pvz.:

• Ar yra papildomų mokesčių?
• Kaip apmokamas šildymas / vėdinimas?
• Ar galime patys įsirengti ofisą?
• Kiek ilgai galime likti be pabranginimo?

Išsirinkau 5 variantus, kuriuos parodžiau vadovybei. Kartu nuvažiavome apžiūrėti 3 iš jų. Ir taip, kai kuriuose nebuvo net liftų, kituose – langų. Bet galiausiai radome variantą, kuris tiko visiems. Ir svarbiausia – jis turėjo tai, kas mūsų ankstesniame ofise buvo prabanga: erdvę kvėpuoti.

Ką išmokau ir kuo galiu pasidalinti su kitais

Didžiausia pamoka – nebandyti padaryti visko vienu metu. Ofiso paieškos yra kaip projektas: reikia plano, etapų, bendravimo su kolegomis ir kantrybės. Rekomenduočiau visoms administratorėms (ir ne tik) pradėti nuo žmonių – nes galiausiai tai jie dirbs tame ofise.

Ir dar: nespausk savęs ieškoti „idealaus“ ofiso. Toks neegzistuoja. Bet galima rasti tokį, kuris atitinka daugumą poreikių ir palieka vietos augimui. Net jei pradžioje tas „augimas“ reiškia papildomą stalą virtuvėlėje.

O jei vis tiek sunku apsispręsti, žinok – blogiausia, ką gali padaryti, tai rinktis pagal tai, kuris ofisas turėjo skaniausią kavą per peržiūrą. Nors… būtent tą mes ir išsirinkome. 🤷‍♀️