Tikriausiai ne vienas gamybos įmonės vadovas gali prisiminti dieną, kai gamyba sustojo dėl vieno trūkstamo elemento. Panika, skambučiai, viršvalandžiai – viskas subyrėjo dėl kelių skaičių, į kuriuos neatkrepėte tinkamo dėmesio. O galbūt po darbo valandų sulaukėte skambučio iš nepatenkinto kliento, kurio užsakymas ir vėl vėluoja? Kokie rodikliai gali padėti išvengti chaoso ir leisti valdyti atsargas efektyviai?

Atsargų apyvartumas

Leiskite prekėms “suktis”, o ne gulėti lentyonose. Tikriausiai esate matę šitą formulę:

Atsargų apyvartumas = Prekių pardavimai / Vidutinės atsargos

Matematika paprasta. Bet esmė slypi kitur: nebūtinai šis rodiklis būti kuo didesnis. Greitas atsargų apyvartumas yra puiku – jis rodo, kad ne įšaldyti atsargoise. Tačiau jei per daug padidinsite šio rodiklio ribą, rizikuojate likti be prekių ir su nebaigtais užsakymais, t.y. gerindami rodiklį galite pasiekti tokią situaciją, kai jums elementariai trūks prekių ir žinoma, kai nėra atsargų, niekas ir neguli lentynose. Vietoje to siekite subalansuoti rodiklio, orientuodamiesi į tikrą vartojimą. Stebėkite istorinius duomenis, koreguokite atsargų buferius ir palaikykite nedidelę buferinę atsargą netikėtiems šuoliams.

Keli patarimai:

• Peržiūrėkite paskutinių šešių mėnesių pardavimus.
• Išskirkite lėtai judančias prekes.
• Apsvarstykite nuolaidas ar kitus pasiūlyms, kad jas išvalytumėte.
• Automatizuokite užsakymų generavimą greitai judančioms prekėms.
• Leiskite sistemai siųsti mažesnius, bet dažnesnius užsakymus.

Prarastų pardavimų rodiklis

Kiek prekių klientai nenuperka, nes neranda prekės? Klientams nesvarbus jūsų atsargų apyvartumas ar kitos teorijos – jie nori įsigyti prekes tada, kai jiems jos reikia.

Atsitinka tokių situacijų, kai įmonės stebi ir džiaugiasi savo pelningumu, tačiau prarastų pardavimų rodiklis viršija 20%. Ką tai reiškia? Paprastai tai rodo įtemptą situaciją klientų aptarnavimo skyriuje, kuriame pikti klientų laiškai, skubūs papildomi užsakymai yra kasdienybė. Kaip to išvengti? Visų pirma, pradėti matuoti šį rodiklį, antra įvesti dinaminį atsargų valdymą, t.y. atsargų lygiai dinamiškai valdomi pagal realią paklausą, o ne pagal istorinius duomenis, kurie labai dažnai neatinka dabartinės situacijos.

Kaip pagerinti prarastų pardavimų rodiklį:

• Stebėkite “nulinius” likučius kas savaitę ir kokį % šių prekių pardavimai sudaro nuo visų jūsų pardavimų. Taigi tas dienas, kai likutis „nulinis“, jūs šios sumos neuždirbate.
• Identifikuokite dažniausiai į “nulinius” likučius papuolančias prekes ir nustatykite šioms prekėms “saugumo pagalvę”, kad padengtumėte laiką iki artimiausio prekės papildymo.
• Jei paklausa nurims, pamažu mažinkite buferį. Gali atsitikti taip, jog deficitas buvo sukurtas dėl nuolatinio trūkumo. Kai užtikrinsite, kad prekės visada yra, klientai nesistengs nusipirkti kuo greičiau – pirks tada, kai reikia.

Atsargų papildymo ciklas

Ciklo laikas apima visus etapus: planavimą, užsakymą, atvykusių užsakymų priėmimą į sandėlį ir atsargų paruošimą naudojimui/ pardavimui. Kuo laikas ilgesnis, tai ilgiau jūsų klientai turi laukti atsargų, tuo didesnius buferius jūs turite palaikyti, tuo didesnės sandėliavimo sąnaudos ir daugiau pinigų įšaldyta į atsargas. Skamba ne itin gerai, tiesa?

Padalinkime atsargų papildymo ciklą į 3 etapus:

1. užsakymo skaičiavimas/ formavimas ir siuntimas tiekėjui;
2. tiekėjo užsakymo vykdymo laikas
3. gauto užsakymo priėmimas ir paruošimas naudojimui/ pardavimui.

2 iš 3 etapų valdote jūs, t.y. 1 ir 3, taigi pasistenkite kad šie etapai būtų atliekami kuo tiksliau ir efektyviau. Pirmam etapui sėkmingai įgyvendinti padės jau minėtas dinaminis atsargų valdymas ir užsakymų valdymo sistema, kuri formuoja užsakymus automatiškai. 2 -ame etape derėkitės ir tarkitės su tiekėju, jog jis kiek įmanoma sutrumpintų užsakymų įvykdymo laiką. Ir 3-čiame etape optimizuoti sandėlio valdymą. Sandėlio valdymas ir sandėlio valdymo procesų surašymas padės pamatyti realią situaciją, kurioje vietoje gauti užsakymai užstringa ilgiausiai ir kaip tai reikėtų pagerinti.

Didžiausią naudą duoda sklandžiai veikianti sistema

Į atsargų valdymą reikia žiūrėti sistemiškai ir vertinti visus įmonėje vykstančius procesus, kadangi jie tarpusavyje susiję. Negalite padidinti atsargų apyvartumo didėjančio prarastų pardavimų rodiklio sąskaita. Ir negalite dirbtinai didinti atsargų papildymo ciklo vien tam, kad išengtumėte piktų klientų dėl vėluojančio užsakymo.

Pradėkite visus rodiklius stebėti kartu. Svarbiausia yra rasti balansą. Darykite nedidelius pakeitimus. Žiūrėkite, kaip keičiasi skaičiai. Džiaukitės, kai prarasti pardavimai sumažėja arba ciklo laikas sumažėja. Ir prisiminkite: atsargų valdymas nėra vienkartinis projektas. Tai raumuo, kurį stiprinate laikui bėgant.

Norite dar labiau patobulėti? Kiekvieną mėnesį peržiūrėkite buferius arba susirinkite komandą trumpam „atsargų aptarimo susirinkimui“, kad kartu sugalvotumėte bent vieną procesų gerinimo idėją.